7 herramientas de Google Docs para ahorrar tiempo

¿Proyecto grupal? Dale, armo una reunión virtual. ¿Monografía? Directo a Google Docs así no se me pierde. ¿Qué tengo que hacer hoy? Mi calendario online me lo dirá. 

Hoy en día hacemos todo con el celular o la computadora. Usamos estos dispositivos no solo para hablar con amigos o ver videos graciosos en TikTok; la tecnología también pasó a formar parte, en los últimos 20 años, de la vida estudiantil y profesional.  

Por lo general, computadora y tarea son contrapuestos; celular y estudio, también. La idea es que la pantalla distrae de las responsabilidades. Pero la enemistad no tiene por qué existir. Billiken te trae 7 herramientas de Google Docs para que potencies todos tus trabajos y proyectos.  

Antes que nada: ¿Qué es Google Drive y Docs?

Google Drive es un espacio para almacenar fotos, videos, documentos, textos y audios de forma virtual. También permite compartir los archivos con otros usuarios y sincronizarlos entre dispositivos.  

También te puede interesar: Google sumó lenguas originarias a su traductor

Dentro de Drive está Google Docs, el procesador de textos en línea. Con este recurso podemos crear y subir documentos con la seguridad de que no se van a perder. A diferencia de otras formas de almacenamiento, como un celular, pendrive o disco duro, no corre riesgo de romperse o perderse.  

1. Pasar a PDF o Word desde Google Docs

Google Docs forma parte de un espacio nube. Por ello, a la hora de entregar trabajos o tareas, es necesario descargarlos y pasarlos a un formato estándar fuera del plano virtual.  

No hace falta acudir a páginas web que transformen el documento ni hacer ningún trámite. En la solapa de “ArchivO” del Docs, dentro de “Descargar”, hay una variedad de opciones de formato para transformar el documento y guardarlo. 

2. Esquema del documento en Google Docs

Esta función nos permite armar un esquema visual del documento a partir de sus encabezados. A la izquierda de nuestra hoja en blanco hay un pequeño botón que puede pasar desapercibido: 

Ese es el mapa del archivo. Para que deje de estar vacío, tenemos que configurar nuestros encabezados como tales. Entonces, los seleccionamos y vamos a donde dice “Texto normal”, justo debajo de “herramientas”.  

Ahí, solo resta elegir qué tipo de encabezado queremos que sea (1, 2 o 3 dependiendo el tamaño).  

3. Índice en Google Docs

Hacer índices a mano es un trabajo altamente tedioso, sobre todo en producciones grandes. Este recurso lo hace por nosotros.  

Puede aplicarse sumándolo necesariamente al anterior, ya que arma automáticamente el índice con este esquema del documento.  

Nos ubicamos en la parte del documento donde queremos poner la señalización de páginas, vamos a “Insertar”, clickeamos “Índice” y listo. Se arma solo.  

4. Qué son las normas APA y cómo ganarles: citas de Docs

Las normas del Estilo APA no siempre son fáciles de atender: se actualizan en el tiempo, tienen múltiples subcategorías según el tipo de contenido y no cumplirlas puede tener sus consecuencias.  

También te puede interesar: Ocho consejos para potenciar tus búsquedas en Google

Google Docs facilita el trámite. Solo tenemos que seleccionar la cita e ir a “Herramientas” y luego a “Citas”.  

Nos va a aparecer un panel a la derecha. Si necesitamos ajustar la cita a las normas APA, lo seleccionamos en el bloque.  

Después, solamente queda ajustar las demás opciones en "Agregar fuente de cita", dependiendo de qué tipo de contenido se trata.  

5. Dictado por voz

Luego de largas jornadas de escritura, es normal que las manos se cansen, los brazos se sientan duros y los dedos quieran dejar de funcionar. Para esos momentos existe el dictado por voz, que podemos usar desde “Herramientas” para que nuestra voz quede plasmada en papel.  

6. Panel lateral de Google Docs

En el margen derecho de la pantalla nos encontramos con varios cuadraditos que se ven así:  

Son recursos preconfigurados que facilitan la escritura sin necesidad de salir de la pestaña, por ejemplo: 

• Diccionario.
• Tasks – Para hacer un seguimiento de tareas pendientes.
• Calendario de Google.
• Keep – Para escribir notas.

Además, si queremos añadir recursos personalizados, seleccionamos el símbolo “+”. Este nos redirige a Google Workspace Marketplace, donde podemos adquirir nuevas herramientas según lo que necesitemos. 

7. Copiar formato

No es necesario ir párrafo por párrafo chequeando que todo esté en un formato uniforme. Con esta herramienta podemos seleccionar una parte que tenga el formato deseado, copiarlo clickeando el símbolo del rodillo:

Luego hay que elegir la sección del documento deseada. El formato se pega solo.